OBIETTIVO DI PROGETTO
Digitalizzare l’intero ciclo di prenotazione e noleggio di studi, spazi di lavoro e residenze d’artista, sostituendo fogli Excel e contratti Word compilati a mano — senza perdere la flessibilità che serve a prenotazioni multi-stanza, attrezzature tecniche ed eccezioni dell’ultimo minuto.
Il Punto di Partenza
Tutto su Excel e Word: calendari degli spazi, contratti e fatture vivevano in file separati, compilati a mano e tenuti allineati a memoria.
Prenotazioni composite: un solo periodo può coinvolgere più stanze contemporaneamente, più add-on tecnici a listino e durate diverse per ciascuno.
Doppia natura di ogni contratto: chi firma e paga quasi mai è chi occupa davvero lo spazio. Associazioni, enti finanziatori e produzioni pagano per artisti e collettivi che sono gli utilizzatori reali.
Rendicontazione pubblica: una parte delle attività è finanziata dall’ufficio cultura cittadino e va rendicontata con dati precisi su durata, categoria di progetto e spazio utilizzato.
L’Intervento
Intake multicanale: richieste raccolte via e-mail e tramite un form web integrato nel sito, con periodo, spazi, attrezzature pre-selezionabili a listino, descrizione del progetto e dati per la contrattualizzazione. L’operatore converte la richiesta in contratto con un clic, oppure parte da zero da Odoo.
Calendario multi-stanza: vista parallela delle disponibilità di tutti gli spazi, ottimizzata per tablet, con blocco automatico dello slot alla registrazione della richiesta e codice colore per riservato, confermato, pagato e in ritardo.
Contratto come oggetto composto: la stanza è l’elemento base, a cui si agganciano altre stanze e add-on. Un solo contratto regge l’intera prenotazione.
Firma remota: generazione automatica di contratto di locazione e fattura come PDF distinti ma legati allo stesso numero cronologico, e invio per la firma elettronica con Odoo Sign, con condizioni generali e dettaglio di costi, tasse e add-on.
Rigenerazione dinamica: se il periodo si allunga o si aggiunge un servizio, contratto e fattura vengono riemessi in automatico senza spezzare la numerazione cronologica né lo storico dei solleciti.
Pannello contratti: lista filtrabile per anno, tipologia di spazio e stato di pagamento, con visibilità immediata su firma, invio fattura, incasso e livello di sollecito.
Percorsi rapidi ed eccezioni: flusso veloce per le prenotazioni last-minute che salta la firma formale ma registra comunque calendario e fattura, più fatture manuali non legate ad alcuna locazione.
Il Punto di Svolta Tecnico
Separare l’oggetto locato, l’intestatario fiscale e chi usa davvero lo spazio.
Nei moduli di noleggio standard l’ordine lega rigidamente il cliente all’oggetto affittato. Qui la struttura contrattuale è stata modellata per reggere più stanze e più add-on nello stesso contratto, dividere il partner CRM che riceve la fattura dal referente operativo, dal titolo del progetto e dagli artisti utilizzatori. È questa separazione a rendere possibile la rigenerazione coerente di contratti e fatture a ogni modifica, e la rendicontazione per categoria di progetto.
Risultati Ottenuti
Un solo sistema: calendari, prenotazioni, contratti e fatturazione nello stesso posto.
Sovrapposizioni visibili prima che accadano: il calendario parallelo mostra l’occupazione di tutti gli spazi su un’unica schermata, anche da tablet.
Dalla richiesta alla firma senza carta: contratto e fattura generati e inviati in automatico, firma elettronica da remoto.
Rendicontazione automatica: export dedicato per l’ufficio cultura con numero contratto, titolo, categoria, durata, spazio e tipo di finanziamento; export contabile separato con imponibile, aliquote IVA, stato e date di incasso.
Scheda progetto
Piattaforma: Odoo v.19 SaaS.
Natura dell’intervento: implementazione end-to-end con sviluppo custom sul modello contrattuale, motore PDF dinamico, form web integrato e report specialistici.
Contesto: polo culturale in Germania — studi, spazi workshop e residenze d’artista, con rendicontazione verso l’ufficio cultura cittadino.
