OBIETTIVO DI PROGETTO
Far lavorare otto professionisti esterni con partita IVA — architetti e tecnici — dentro lo stesso gestionale dello studio, su commesse, acquisti e ore, senza che nessuno di loro possa vedere i prezzi al cliente, i ricarichi e i margini. E impedire che qualcuno fatturi prima che la prestazione sia stata validata.
Tutto su Odoo 19 SaaS, con il vincolo esplicito dal cliente di non scrivere codice custom.
Il Punto di Partenza
Uno studio professionale opera secondo un modello a rete: 8 professionisti P.IVA con tariffa oraria concordata collaborano sulle commesse dello studio e gestiscono i preventivi dei fornitori esterni. Operano tutti nel medesimo sistema, senza essere dipendenti.
Le Sfide Operative e Finanziarie:
Riservatezza dei margini: Lo studio acquista servizi/forniture e li rivende con un ricarico. Per tutelare il modello di business, la marginalità e il prezzo finale al committente devono rimanere riservati rispetto ai collaboratori.
Gestione del rischio di cassa: Evitare che le fatture dei collaboratori vengano emesse prima dell'effettivo incasso dal cliente finale, prevenendo squilibri finanziari per lo studio.
Zero codice custom: Soluzione basata esclusivamente sulla configurazione nativa della piattaforma, senza alcun intervento di sviluppo su misura.
L’Intervento
Profilazione Utenti: Accessi limitati a Progetti, Timesheet personale e creazione RfQ (senza diritto di conferma). App finanziarie e commerciali del tutto invisibili nel menu.
Isolamento Commesse: Accesso ai soli progetti specificamente assegnati (Invited internal users).
Workflow d'Approvazione Acquisti: Inserimento preventivo a cura del collaboratore con assegnazione Buyer al titolare per notifica e autorizzazione unica.
Protezione Flusso di Cassa: Politica di controllo On received quantities sui servizi: la fatturazione del collaboratore è inibita fino all'approvazione formale della prestazione.
Gestione Margini & Analitica Automatizzata: Conto analitico per commessa per la quadratura di costi/ricavi e listini a margine percentuale sul costo, per garantire la riservatezza sui markup.
Anagrafica Riservata: Profilo fornitore (P.IVA) integrato con l'account utente, con costo orario consultabile esclusivamente dal titolare.
Il Punto di Svolta Tecnico
La riservatezza non richiede codice custom: è una conseguenza naturale dell'architettura dei permessi.
In scenari simili la tentazione comune è sviluppare personalizzazioni — campi nascosti, regole di record su misura o automazioni per mascherare i dati. L'approccio adottato ha invece sfruttato appieno la struttura nativa di Odoo:
Zero visibilità commerciale e finanziaria: Rimuovendo i permessi per Vendite e Contabilità, le relative app e i menu scompaiono del tutto dall'interfaccia.
Isolamento delle commesse: La visibilità impostata su «solo utenti invitati» garantisce la segregazione automatica dei progetti.
Tutela del flusso finanziario: La Control Policy su «quantità ricevute» applica il blocco nativo alla fatturazione.
Il margine risiede nel conto analitico interno alla Contabilità — un'applicazione inaccessibile ai collaboratori. La separazione è strutturale, non superficiale: non esistono schermate da cui poterla aggirare.
Risultati Ottenuti
Separazione strutturale delle informazioni: nessun professionista esterno può vedere prezzi al committente, ricarichi, fatture di vendita, margini di commessa o dati degli altri.
Catena dei costi completa: ore lavorate, ordini ai fornitori e fatture dei professionisti finiscono nello stesso conto analitico della commessa, accanto al ricavo. Il margine reale si legge in un report, non in un foglio di calcolo.
Cassa protetta: la fatturazione dei collaboratori si sblocca con una validazione esplicita del titolare, che può attendere l’incasso dal committente.
Otto professionisti operativi: ognuno con il proprio accesso, le proprie commesse e le proprie ore, senza che nessuno veda più del necessario.
Zero codice custom: tutta configurazione nativa, quindi nessun debito tecnico da pagare agli aggiornamenti di versione.
Scheda progetto
Piattaforma: Odoo 19 SaaS — moduli Acquisti, Vendite, Progetti, Timesheet, Contabilità, Contatti, Studio e Dipendenti.
Natura dell’intervento: configurazione end-to-end senza sviluppo custom, con analisi dei flussi, test in replica locale del database, formazione del titolare e documentazione finale.
Contesto: studio di architettura che lavora in rete con otto professionisti esterni con partita IVA e fornitori terzi.
Localizzazione: fatturazione SDI Italia.
